Przechowywanie ważnych dokumentów w wersji elektronicznej, ręcznej czy obu?

22 kwietnia 2022

Od mniej więcej dziesięciu lat wszyscy staramy się zrezygnować z papierowych dokumentów. Czy to się udało? Nie. Czy kiedykolwiek się uda? Kto wie, ale przynajmniej w najbliższym czasie wydaje się to mało prawdopodobne.

Niezależnie od tego, czy kiedykolwiek uda nam się osiągnąć ten święty Graal, jakim jest całkowite wyeliminowanie papieru, nadal musimy bardzo uważnie myśleć o sposobie przechowywania informacji. Mogą to być dane, raporty, dokumenty prawne, dokumenty dotyczące sposobu prowadzenia działalności lub dokumenty dotyczące pracowników, które są ściśle poufne. Niezależnie od tego, co to jest, musimy zastanowić się, jak przechowywać je w sposób bezpieczny i pewny.

Istnieją trzy główne opcje, które należy rozważyć:

- Przechowywanie elektroniczne, np. wszystko przechowywane na komputerze, na dysku twardym, pamięci USB lub w chmurze. Jest to często uznawane za bezpieczną metodę przechowywania dokumentów w nowoczesnym biurze.

- Ręczne przechowywanie dokumentów, np. zwykły system papierowy, który jest zamknięty w szafce na dokumenty.

- Oba systemy działające razem

Obecnie większość firm korzysta z obu tych systemów. Nigdy nie dowiemy się, czy wynika to z faktu, że firmy starają się wyeliminować papierowy obieg dokumentów i nie osiągnęły jeszcze celu, czy też nie, ale może to być również spowodowane tym, że taka opcja najbardziej odpowiada większości miejsc pracy.

Rozważając projekt biura, jego przebudowę lub całkowitą reorganizację, należy pomyśleć o poziomie komfortu, ale ważne jest również, aby pomyśleć o bezpieczeństwie informacji. Istnieje wiele biurowych szaf magazynowych, które można sprawdzić, a wszystkie mają różne funkcje, takie jak zamki na klucz, zamki cyfrowe, różne wysokości itp. To naprawdę zależy od miejsca pracy, aby zastanowić się, które jest dla niego najlepsze. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto zapoznać się z wyborem mebli biurowych w Wielkiej Brytanii, ponieważ mogą one ułatwić lub zepsuć Twój papierowy, ręczny system wypełniania dokumentów.

Główne obszary, które należy rozważyć w kontekście wyboru systemu, sprowadzają się do następujących kwestii:

- Bezpieczeństwo danych/informacji

- łatwość dostępu dla osób, które go potrzebują

- łatwość edycji

- Metody tworzenia kopii zapasowych

Problem z elektroniczną pamięcią masową polega na tym, że zawsze istnieje ryzyko awarii komputera lub jego kradzieży. W takim przypadku utracone zostaną również dane. Aby mieć pewność, że nic ważnego nie zostanie utracone, należy rozważyć metody tworzenia kopii zapasowych informacji, ale nawet te metody mają pewne luki. Ponadto należy przeszkolić pracowników, jak uzyskać dostęp do informacji i jak je prawidłowo zapisywać. Nawet przechowywanie danych w chmurze ma swoje minusy, ponieważ w ciągu ostatnich kilku lat coraz więcej kont zostało zhakowanych. Czy Twoja firma może sobie na to pozwolić?

Oczywiście, nie wszystko jest w porządku z ręcznymi systemami archiwizacji. Można łatwo zgubić kartkę papieru, może zdarzyć się katastrofa naturalna, która zniszczy wszystkie szafki na dokumenty i papier, np. pożar. Ponadto większość ludzi ma dostęp do szafek z dokumentami, więc z punktu widzenia bezpieczeństwa ktoś może wejść w posiadanie informacji, których nie powinien. Chociaż w tym celu można wybrać różne rodzaje ręcznych mebli biurowych, takich jak szafy żaluzjowe, nic nie jest pozbawione ryzyka.

Pozostaje nam więc opcja obu rozwiązań. Może się wydawać, że jest to najbezpieczniejszy wybór i pod wieloma względami tak jest, ale z pewnością korzystanie z dwóch systemów jest bardziej skomplikowane i czy nie oznacza to, że masz do czynienia z dwoma zestawami wad? Istnieje ryzyko, że oba systemy będą działać razem, a to oznacza więcej powodów do zmartwień.

Na razie wydaje się, że dla wielu firm najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z obu systemów jednocześnie, ale tak naprawdę wszystko sprowadza się do osobistego wyboru i sposobu zabezpieczenia się przed potencjalnymi problemami i utratą informacji. Podczas zakupów nowych mebli biurowych, być może nowych krzeseł do biurka biurowego lub biurek biurowych do współpracy, pamiętaj, aby sprawdzić różne opcje przechowywania w tym samym czasie. Inwestowanie w jakość to naprawdę jedyny sposób, aby zapewnić mniejsze ryzyko związane z przechowywaniem danych dowolnego typu.

Co o tym sądzisz? Którą opcję uważasz za najlepszą? A może, podobnie jak większość współczesnych firm, uważasz, że oba systemy są najlepszym rozwiązaniem? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami i rozpocznij prawdziwą dyskusję. Być może uda nam się wyłonić prawdziwego zwycięzcę!

To może Cię zainteresować